1 . Đối với cán bộ trong Biên chế
Đơn xin đi công tác nước ngoài: (
Mẫu 01-HTQT-2013) 02 bản.
Trong đơn phải có ý kiến của Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ (Giám đốc Trung tâm hoặc Trưởng phòng trực thuộc Viện), ý kiến của Lãnh đạo Viện.
Giấy mời của cơ quan, tổ chức nước ngoài: 02 bản (nói rõ về điều kiện tài chính, nếu có).
Nếu kinh phí đi nước ngoài lấy từ nguồn ngân sách, đương sự phải có ý kiến của Chủ nhiệm đề tài (nếu có) và Bản photo thuyết minh kinh phí đã được cấp trên phê duyệt.
Bản dịch giấy mời ra tiếng Việt: 02 bản.
LƯU Ý: Nộp Hồ sơ ít nhất 01 tuần trước ngày xin đi công tác. Riêng cán bộ đi công tác nước ngoài là công chức hoặc cán bộ đi công tác nước ngoài bằng nguồn kinh phí của VAST, hồ sơ ngoài 03 mục trong phần 1, đương sự cần bổ sung:
Dự kiến lịch trình chuyến đi công tác;
Xác nhận kinh phí chuyến đi (nếu có);
Bản sao báo cáo kết quả chuyến đi công tác nước ngoài gần nhất;
Các giấy tờ khác (nếu cần).
2. Đối với cán bộ Hợp đồng
Ngoài 03 mục trong phần 1, cần phải có thêm:
a. Bản photo Hợp đồng lao động. Trong Hợp đồng lao động thể hiện thời gian công tác tại Viện tối thiểu đã được 06 tháng trở lên. Hợp đồng lao động còn hiệu lực tính đến ngày kết thúc chuyến công tác (trừ một số trường hợp đặc biệt sẽ do Viện trưởng quyết định).
b. Trong trường hợp, thời hạn công tác ở nước ngoài dài hơn thời hạn kết thúc hợp đồng lao động, đương sự cần phải được gia hạn hợp đồng hoặc có ý kiến của Lãnh đạo Viện trước khi làm thủ tục.
3. Các giấy tờ phải nộp khi kết thúc chuyến đi công tác
Khi về nước, trong vòng 10 ngày, đương sự cần phải nộp cho Viện (Qua Phòng Quản lý - Tổng hợp) các giấy tờ sau:
a. Báo cáo chuyến đi công tác nước ngoài (
Mẫu 02-HTQT-2013);
b. Pho to Thị thực xuất - nhập cảnh liên quan đến thời gian thực hiện chuyến công tác.
Đương sự là Công chức, nộp hộ chiếu công vụ cho Ban Hợp tác - Quốc tế.
LƯU Ý:
+ Đối với cán bộ trong thời gian đi công tác nước ngoài không được hưởng lương hoặc hưởng 40% lương, sau khi nộp báo cáo đi công tác nước ngoài, Viện sẽ có quyết định thu nhận trở lại để Tài vụ có cơ sở làm lương trong tháng tiếp theo.
+ Đối với cán bộ đi công tác nước ngoài về nước trước thời hạn 15 ngày/30 ngày theo Quyết định sẽ được hưởng 100% lương của tháng đó (sau khi đã nộp báo cáo đi công tác nước ngoài cho Viện).
+ Đối với cán bộ đi công tác nước ngoài về nước muộn hơn thời hạn theo quyết định, đương sự phải làm giải trình lý do quá hạn:
- Trường hợp quá hạn 03 tháng trở lên không có lý do chính đáng, đương sự sẽ bị đưa ra khỏi biên chế hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động.
- Trường hợp quá hạn từ 01 tháng đến dưới 03 tháng, đương sự không được hưởng lương trong thời gian quá hạn.
- Trường hợp quá hạn đến 01 tháng, đương sự chỉ được hưởng 40% lương của tháng đó.
+ Đối với cán bộ đã làm thủ tục đi công tác nước ngoài, nhưng vì lý do nào đó không thực hiện chuyến đi, phải có văn bản trình bày lý do gửi Lãnh đạo Viện.
4. Các giấy tờ cần thiết khi xin gia hạn thời gian công tác ở nước ngoài
a. Báo cáo công việc trong thời gian công tác tại nước ngoài;
b. Đơn xin gia hạn thời gian công tác ở nước ngoài có xác nhận của Đại sứ quán Việt nam tại nước đó;
c. Giấy mời của cơ quan nước ngoài có nói rõ về điều kiện tài chính (tài trợ toàn bộ, tài trợ một phần hoặc không tài trợ về ăn ở, đi lại...trong thời gian gia hạn).
LƯU Ý: Thời gian công tác ở nước ngoài (kể cả thời gian gia hạn ) không được quá 5 năm/1lần đi công tác.
